Digitale Signaturen

Damit eine elektronische Rechnung im gleichen Sinne wie eine papierhafte Rechnung zum Abzug der Vorsteuer berechtigt, muss diese über eine qualifizierte digitale Signatur bzw. qualifizierte elektronische Signatur (QES) verfügen.

Hierzu existiert eine entsprechende EU-Richtlinie (EU-Direktive 2001/115/EC), die jeweils in nationales Recht umgesetzt wurde. In Deutschland besteht diese Richtlinie aus 3 Dokumenten. Neben dem Umsatzsteuergesetz ist das Signaturgesetz, sowie die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GdPdU), eine Spezifizierung der „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ (GoB), von Bedeutung.

Das bedeutet also, dass eine Word, Excel, PDF oder sonstige Datei, die alle relevanten Daten enthält, mit einer QES gem. Signaturgesetz versehen wird. An eine QES werden relativ hohe Anforderungen gestellt. Es gibt auch noch die fortgeschrittene und einfache Signatur, die jedoch beim Finanzamt nicht weiterhilft.

Die Anbieterakkreditierung für QES ist übrigens nach der Anpassung an das EU - Recht nicht mehr notwenig. Abgesehen davon finden Sie in Deutschland nur Signaturkartenanbieter, die akkreditiert sind, zumindest zum aktuellen Zeitpunkt.

Ein einwandfreier elektronischer Rechnungsprozess ...

... beim Rechnungssteller:

• Eine Rechnung wird erstellt, z.B. im Format PDF
• Die Rechnung wird mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen
• Die Rechnung wird beim Sender archiviert. Und zwar sowohl die Rechnung als auch die Signatur, denn nur beides zusammen ist für das Finanzamt die "anerkennbare Rechnung"
• Die Rechnung wird elektronisch übermittelt, z.B. per Webportal

... beim Rechnungsempfänger:

• Bei Rechnungseingang prüft der Empfänger die Authentizität der Rechnung (was laut GDPdU zwingend ist) und dokumentiert die Prüfung und das Prüfergebnis
• Die Rechnung und die Signatur (und sinnigerweise das Verifikationsprotokoll) werden gemeinsam elektronisch archiviert